bauAV – Ihre Auftragsverwaltungs-Software!

Software vom Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Aufmaß, Teilrechnungen, Schlussrechnung und Gutschriften, mit Materialverwaltung im Lager und vielem Mehr.

Die Auftragsverwaltung bauAV ist eine moderne Windows-Applikation, die insbesondere für den Handwerker, Fertigungsbetriebe, Handel und Konfektionsbetriebe ein herausragendes Werkzeug darstellt. Sie ist für alle interessant, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit für die Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen, Rechnungen und Bestellvorgängen möglichst wenig Zeit investieren wollen und trotzdem ein komfortables Informationssystem nutzen möchten. Selbst anspruchsvolle Anwender mit dem Wunsch nach einer umfassenden Büroorganisation, Termin- und Aufgabenverwaltung oder Dokumentenarchivierung kommen auf ihre Kosten.

 

Versionshinweise

25.01    elektronische Rechnungen

In diesem Update ist für freigeschaltete Anwender die Verarbeitung elektronischer Rechnungen realisiert worden. Beachten Sie bitte folgenden Bedienungshinweise.

bauAV und elektronische Rechnungen

Inhalt:

  1. Ausgabe (Ausgangsrechnungen)
  2. Empfang (Eingangsrechnungen)
  3. Zusammenfassende Bemerkungen
  1. Ausgabe von Rechnungen in der bauAV im Format „XRechnung“ (Ausgangsrechnungen)

Nach erfolgter Freischaltung des Moduls „XRECHNUNG“ der bauAV ist es möglich Rechnungen im XRechnungs-Format (XML-Format) auszugeben.

Die Ausgabe einer XRechnung erfolgt während bzw. nach dem Ausdruck einer Rechnung.

Nach dem Aufruf des Druckvorgangs kann im Parameter-Einstellungsdialog die Option XRechnung angehakt werden. Für öffentliche Auftraggeber ist dafür Voraussetzung, dass im Adressstamm in der Adresse, die dem Projekt zugeordnet wurde, eine Leitweg-ID im Parameterregister hinterlegt wurde. Diese Leitweg-ID erhalten Sie von Ihrem Kunden, dem die Rechnung gestellt werden soll.

Eine XRechnung kann an mehreren Stellen ausgegeben werden.

  1. Über den Extra-Schalter in der Druckvorschau

Die XRechnung wird ausgegeben und im Ordner XRECHNUNG des bauAV-Datenordners (z.B. DT000002) gespeichert. Durch Anhaken der Option „Speicherorder öffnen“ können           Sie die entsprechende Datei schnell im Windows-Explorer finden.

Dies ist die empfohlene Vorgehensweise. Sie können die entstehende XRechnungs-Datei prüfen bzw. beim Hochladen in ein entsprechendes Portal prüfen lassen und ggf. anpassen, bevor die eigentliche Rechnung in der bauAV verbucht wird. Eine XRechnung nach dem Verbuchungsvorgang zu ändern erfordert ein Stornieren der Rechnung.

  1. Beim Verbuchungsvorgang der Rechnung

Im Verbuchungsdialog ist es möglich, die XRechnungs-Ausgabe anzuhaken. Die XRechnung wird ausgegeben und im Ordner XRECHNUNG des bauAV-Datenordners (z.B. DT000002) gespeichert. Durch Anhaken der Option „Speicherorder öffnen“ können           Sie die entsprechende Datei schnell im Windows-Explorer finden.

Eine XRechnung nach dem Verbuchungsvorgang zu ändern erfordert allerdings ein Stornieren der Rechnung.

  1. Beim E-Mail-Versand der Rechnung

Die XRechnung wird ausgegeben und als zusätzlicher Anhang an die zu erstellenden E-Mail angefügt.

Diese Variante ist nur sinnvoll, wenn die XRechnung per Mail versendet werden und nicht in ein Portal hochgeladen werden soll.

Bei der Ausgabe der XRechnung erfolgt eine Prüfung auf eventuelle Fehler. Z.B. müssen die verwendeten Mengeneinheiten einer bestimmten Notation entsprechen.

Zu diesem Zweck existiert in der Mengeneinheitendatei ein neues Feld XRECHNUNG. Tragen Sie dort die der Mengeneinheit entsprechende Notation ein. Die Schaltfläche neben dem Feld gibt Ihnen eine kleine Hilfestellung.

Im Druckparameterdialog neben dem Auswahlkästchen XRechnung befindet sich eine Schaltfläche, über die Sie Einstellungen für die Ausgabe vornehmen können. Benutzerweise werden sich unabhängig vom Projekt die zuletzt verwendeten Einstellungen gemerkt.

Klicken Sie die betreffenden Auswahlfelder an wenn Sie

  1. die zu druckende Rechnung als PDF-Datei in die XRechnung „einbetten“ wollen,
  2. Ihre Zahlungsbedingungen im Nachtext formuliert haben.
  3. Ihre Zahlungsbedingungen im Standard-Nachtext formuliert haben.
  4. Die Rechnungshistorie (bei vorhandenen Teil- oder Abschlagsrechnungen) in der XRechnung mit aufgeführt werden soll

Zahlungsbedingungen:

Die Zahlungsbedingungen werden in die XRechnung als Bemerkungen zur Zahlung in Textform ausgegeben.

Wenn Sie die Zahlungsbedingungen der bauAV verwenden, haken Sie die Einstellungen „Nachtext als Zahlungshinweise ausgeben“ und „Standard-Nachtext als Zahlungshinweise ausgeben“ nicht an. Wenn Ihr Nachtext und / oder Standardnachtext die Zahlungsbedingungen enthält, wird bei Anhaken dieser Einstellungen der entsprechende Nachtext-Teil in der XRechnung verwendet, während die bauAV-Zahlungsbedingungen ignoriert werden.

Die meist komplizierte Bauabrechnung ist in der XRechnung bisher leider nicht abbildbar. Insbesondere sind kumulierte Rechnungen in der XRechnung eigentlich nicht korrekt darstellbar, da die Gesamtbeträge der Rechnung kumulativ ausgegeben werden und nicht den eigentlichen Zuwachs darstellen. Sprechen Sie mit Ihren Kunden, wie die Rechnungen im XRechnungs-Format von ihnen akzeptiert werden.

Es ist aber möglich Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ggf. vorangegangener Teil- oder Abschlagsrechnungen in die XRechnung einzuschließen. Haken Sie dazu die Option „Rechnungshistorie ausgeben“ an.

 

Voraussetzungen für die Ausgabe einer XRechnung

Das Validieren der XRechnung beim Hochladen in das betreffende Portal oder beim Prüfen durch Mitarbeiter der Rechnungsprüfung ist eine hohe Hürde.

bauAV prüft vor der Ausgabe auf das Vorhandensein wichtiger Angaben und gibt entsprechende Fehlermeldungen aus. Folgende Angaben sind Pflichtangaben und müssen vorhanden sein:

Für öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers

Straße, Plz und Ort des Rechnungsstellers

Straße, Plz und Ort des Rechnungsempfängers

IBAN des Rechnungsstellers

UST-IdentNr des Rechnungsstellers (die Steuernummer reicht hier nicht)

Mengeneinheiten laut europäischer Vorgaben

Mandats-ID und IBAN für Rechnungsempfänger mit Lastschriftsverfahren

Im Zuge der Weiterentwicklung der XRechnung wird auch Ihre bauAV-Software angepasst. Über das Vorhandensein von Updates werden Sie rechtzeitig informiert.